Slim! Boekhouden: Het grootboek als gids voor de ondernemer

11 april 2017 | Redactie

Boekhouden moet van de fiscus, maar levert ook verrassend veel cruciale informatie op voor de ondernemer. Het loont de moeite om tijd en aandacht te investeren in de keuze van een goed systeem. Een slimme boekhouding voldoet aan de wettelijke eisen, kost weinig tijd en helpt je onderneming naar een volgend level.

DOWNLOAD HIER GRATIS DE LAATSTE EDITIE VAN DE CAFÉKRANT

Beginnende ondernemers staan voor de keuze of ze hun boekhouding zelf doen of uitbesteden. Volledig zelf doen is voor de meeste horecaondernemers niet weggelegd, maar zelf de mutaties verwerken is wel aan te raden. Niet alleen om te weten wat er gebeurt in de onderneming, maar ook omdat het goedkoper is om bepaalde taken zelf te doen, zoals facturen invoeren en betalen en bankmutaties bijhouden. Wie deze gegevens zelf door de handen laat gaat, heeft meer feeling van wat er omgaat in de onderneming. 

Kleine bedrijven beginnen vaak met spreadsheets, waarvoor de boekhouder het stramien aanlevert. Deze hebben een belangrijke functie. Ze geven een helder overzicht en bieden bovendien de mogelijkheid om per periode bepaalde gegevens boven water te halen, zoals de ontvangen en betaalde BTW, de verschillende kostenposten en de resultaten. 

Werken met software
Hoewel boekhouden met spreadsheets makkelijk is aan te leren, kost het toch meestal meer tijd dan een ondernemer lief is. Een (online) boekhoudpakket biedt meer gemak. Afhankelijk van het systeem dat je kiest, kun je hierin bijvoorbeeld facturen en bonnen inscannen en automatisch laten lezen, zodat je de boeking zelf niet meer hoeft in te vullen, maar alleen hoeft te controleren. Bankgegevens kunnen dagelijks rechtstreeks in de boekhouding worden getoond. Zo kun je makkelijk boekingen koppelen aan de betreffende bij- en afschriften. Een geautomatiseerde boekhouding maakt ook het indienen van de BTW-aangfte een stuk makkelijker. Je kunt deze zelfs grotendeels geautomatiseerd laten invullen.   Bijkomend voordeel van online pakketten is het werken in de cloud, met automatische back-ups en toegang tot je gegevens vanaf iedere computer, tablet of smartphone. Zo kan ook je compagnon of medewerker ermee aan de slag. Ook de accountant kan ermee werken, bijvoorbeeld voor specifieke taken als de salarisadministratie en advisering. 

Met een boekhoudpakket staat de winst- en verliesrekening die de Belastingdienst jaarlijks vereist binnen de kortste keren tot je beschikking. Maar een écht slim boekhoudprogramma presenteert deze cijfers over iedere gewenste periode, compleet met een vergelijking met dezelfde periode vorig jaar. Zo wordt een slimme boekhouding een onmisbaar hulpmiddel om sturing te geven aan het bedrijf.

Zo doe ik de boekhouding

Eric Harder, De Pintelier, Groningen
Vloeroppervlak - 120 m2
Terras - 70 stoelen
Prijs pils (vaasje) - € 2,60
Aantal personeelsleden - 16
Doelgroep/publiek - 21 (zolang je het leuk vindt)

"Ik werk met een pakket van het accountantskantoor. Daarmee besteed ik ongeveer vier uur per week aan het invoeren van facturen en het controleren van betalingen. Bij het maken van mijn jaarplan kan ik veel informatie uit het pakket halen: het aantal hectoliters bier bijvoorbeeld en de verkoop van andere dranken. Ik kijk altijd het totaalplaatje na. Mijn tip: gebruik een kassasysteem dat je kunt integreren met je boekhouding en waarmee je in de cloud kunt werken. Mijn personeel appt altijd de kasdagstaat naar mij. Als er verschillen zijn, zie ik dat meteen."
 

Jimmy Croymans en Marjan van Dijk, Cafe 't Ponton, Kampen
Vloeroppervlak - 40 m2
Terras - 120 m2
Prijs pils (vaasje) - € 2,60
Aantal personeelsleden - 5
Doelgroep/publiek - Vaste borrelgasten bruincafé en toeristen

"Onze kasboekhouding doen we in Excel. Daarin voeren we de bonnetjes van elke dag in, alles wat in en uit het bedrijf gaat. De verdere berekeningen doet de boekhouder. Het kost me circa 10 uur per maand om de kasboekhouding inzichtelijk te maken en de facturen te sorteren. Meestal doe ik dat op het laatste moment, één keer per kwartaal. Er is geen koppeling met de kassa. Ik ben ervan overtuigd dat er meer mogelijkheden zijn, maar ik vind het makkelijk zoals we het nu doen. Het werken in Excel zorgt dat je fouten snel opmerkt. Je krijgt elke factuur twee keer onder ogen: als je hem betaalt en als je hem invoert. Een slordigheid kun je meteen corrigeren. Mijn tip: durf vragen te stellen aan je boekhouder. Die kent vaak kleine regels die je veel kunnen besparen."
 

Nieuwsbrief

Ontvang wekelijks onze nieuwsbrief!

Overig nieuws

Achtergronden
Iens komt met eigen festival

IENS introduceert het eerste IENS Festival. Een unieke online campagne, waarbij restaurants bezoekers voordelig laten kennismaken met hun keuken en gastvrijheid. Van 26 oktober tot en met 30 november geven honderden restaurants in heel Nederland 50 procent korting op de gehele rekening aan gasten di...

Columns Starten in de horeca Ondernemen
Column Monique van Gevelt: Dertien in een dozijn

In de horeca vliegen de trends en concepten je om de oren. Iedereen wil een graantje meepikken als een trend of concept succesvol blijkt. En daarom verandert menig horecabedrijf weleens van concept of past op zijn minst het assortiment aan. Er verschijnt wat nieuws aan de horecahorizon en vervolgens...

Regelgeving
AirDnD weizigd naam op last van Airbnb

Het Nederlandse platform voor huiskamerrestaurant, AirDnD, heeft zijn naam veranderd in ShareDnD. De naamswijziging was nodig, omdat Airbnb dreigde met juridische stappen tegen de website. "We hebben besloten onze naam te veranderen, omdat wij als startende onderneming niet de financiël...

Vlees cijfers
Vleesverbruik niet verder gedaald

De daling in vleesverbruik heeft zich in 2016 niet doorgezet. Dat blijkt uit onderzoek van Wageningen Economic Research in opdracht van Wakker Dier. In 2016 verbruikte de Nederlander met ruim 76 kilo vrijwel evenveel vlees als in het jaar ervoor. Wakker Dier is bezorgd: “De huidige vleesconsum...

Horeca Opening
HMSHost zoekt stadscentrum Utrecht op en opent zaken

Na de luchthavens Amsterdam Airport Schiphol en Rotterdam The Hague Airport en Designer Outlet Roermond, maakt horeca-exploitant HMSHost International een strategische stap naar een stadscentrum. In de Stadskamer in het Utrechtse Hoog Catharijne opende HMSHost drie concepten; LEON, Comptoir Libanai...

Culinair Internationaal
10 restaurants om voor naar New York te reizen

Dat New York oneindig veel goede restaurants telt is geen geheim meer. In deze stad ontstaan food trends die over de hele wereld worden gekopieerd. Maar welke restaurants zijn nou echt de moeite waard en zo bijzonder om speciaal naar New York voor af te reizen? Foodies en lekkerbekken opgelet, deze ...

Meer nieuws

Nieuwsbrief

Ontvang wekelijks onze nieuwsbrief!

Lees Nu
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2017 - Uitgeverij PS

Uitgave door: