Slim! Boekhouden: Het grootboek als gids voor de ondernemer

11 april 2017 | Redactie

Boekhouden moet van de fiscus, maar levert ook verrassend veel cruciale informatie op voor de ondernemer. Het loont de moeite om tijd en aandacht te investeren in de keuze van een goed systeem. Een slimme boekhouding voldoet aan de wettelijke eisen, kost weinig tijd en helpt je onderneming naar een volgend level.

DOWNLOAD HIER GRATIS DE LAATSTE EDITIE VAN DE CAFÉKRANT

Beginnende ondernemers staan voor de keuze of ze hun boekhouding zelf doen of uitbesteden. Volledig zelf doen is voor de meeste horecaondernemers niet weggelegd, maar zelf de mutaties verwerken is wel aan te raden. Niet alleen om te weten wat er gebeurt in de onderneming, maar ook omdat het goedkoper is om bepaalde taken zelf te doen, zoals facturen invoeren en betalen en bankmutaties bijhouden. Wie deze gegevens zelf door de handen laat gaat, heeft meer feeling van wat er omgaat in de onderneming. 

Kleine bedrijven beginnen vaak met spreadsheets, waarvoor de boekhouder het stramien aanlevert. Deze hebben een belangrijke functie. Ze geven een helder overzicht en bieden bovendien de mogelijkheid om per periode bepaalde gegevens boven water te halen, zoals de ontvangen en betaalde BTW, de verschillende kostenposten en de resultaten. 

Werken met software
Hoewel boekhouden met spreadsheets makkelijk is aan te leren, kost het toch meestal meer tijd dan een ondernemer lief is. Een (online) boekhoudpakket biedt meer gemak. Afhankelijk van het systeem dat je kiest, kun je hierin bijvoorbeeld facturen en bonnen inscannen en automatisch laten lezen, zodat je de boeking zelf niet meer hoeft in te vullen, maar alleen hoeft te controleren. Bankgegevens kunnen dagelijks rechtstreeks in de boekhouding worden getoond. Zo kun je makkelijk boekingen koppelen aan de betreffende bij- en afschriften. Een geautomatiseerde boekhouding maakt ook het indienen van de BTW-aangfte een stuk makkelijker. Je kunt deze zelfs grotendeels geautomatiseerd laten invullen.   Bijkomend voordeel van online pakketten is het werken in de cloud, met automatische back-ups en toegang tot je gegevens vanaf iedere computer, tablet of smartphone. Zo kan ook je compagnon of medewerker ermee aan de slag. Ook de accountant kan ermee werken, bijvoorbeeld voor specifieke taken als de salarisadministratie en advisering. 

Met een boekhoudpakket staat de winst- en verliesrekening die de Belastingdienst jaarlijks vereist binnen de kortste keren tot je beschikking. Maar een écht slim boekhoudprogramma presenteert deze cijfers over iedere gewenste periode, compleet met een vergelijking met dezelfde periode vorig jaar. Zo wordt een slimme boekhouding een onmisbaar hulpmiddel om sturing te geven aan het bedrijf.

Zo doe ik de boekhouding

Eric Harder, De Pintelier, Groningen
Vloeroppervlak - 120 m2
Terras - 70 stoelen
Prijs pils (vaasje) - € 2,60
Aantal personeelsleden - 16
Doelgroep/publiek - 21 (zolang je het leuk vindt)

"Ik werk met een pakket van het accountantskantoor. Daarmee besteed ik ongeveer vier uur per week aan het invoeren van facturen en het controleren van betalingen. Bij het maken van mijn jaarplan kan ik veel informatie uit het pakket halen: het aantal hectoliters bier bijvoorbeeld en de verkoop van andere dranken. Ik kijk altijd het totaalplaatje na. Mijn tip: gebruik een kassasysteem dat je kunt integreren met je boekhouding en waarmee je in de cloud kunt werken. Mijn personeel appt altijd de kasdagstaat naar mij. Als er verschillen zijn, zie ik dat meteen."
 

Jimmy Croymans en Marjan van Dijk, Cafe 't Ponton, Kampen
Vloeroppervlak - 40 m2
Terras - 120 m2
Prijs pils (vaasje) - € 2,60
Aantal personeelsleden - 5
Doelgroep/publiek - Vaste borrelgasten bruincafé en toeristen

"Onze kasboekhouding doen we in Excel. Daarin voeren we de bonnetjes van elke dag in, alles wat in en uit het bedrijf gaat. De verdere berekeningen doet de boekhouder. Het kost me circa 10 uur per maand om de kasboekhouding inzichtelijk te maken en de facturen te sorteren. Meestal doe ik dat op het laatste moment, één keer per kwartaal. Er is geen koppeling met de kassa. Ik ben ervan overtuigd dat er meer mogelijkheden zijn, maar ik vind het makkelijk zoals we het nu doen. Het werken in Excel zorgt dat je fouten snel opmerkt. Je krijgt elke factuur twee keer onder ogen: als je hem betaalt en als je hem invoert. Een slordigheid kun je meteen corrigeren. Mijn tip: durf vragen te stellen aan je boekhouder. Die kent vaak kleine regels die je veel kunnen besparen."
 

Overig nieuws

Food Tech
App helpt Amsterdamse horeca in strijd tegen voedselverspilling

Lunchie Market is een nieuwe app die buurtbewoners op een goedkope manier kennis laat maken met de exclusieve gerechten van restaurants in hun omgeving. Wie gebruik maakt van het bijzondere aanbod van de...

Koffie & thee
Doppio Arnhem trakteert op ijskoude verrassing

2012; Beatrix was nog gewoon koningin, Holleeder kwam op vrij voeten en Laura Dekker zeilde de wereld rond. Maar dit alles werd natuurlijk overschaduwd door het feit dat Doppio Espresso haar deuren opende in Arnhem. Op zaterdag 26 mei 2012 om precies te gaan, de snelle rekenaars zullen nu tot de ...

Economie Food
Franchising in horeca neemt toe in Nederland

De franchisesector heeft in 2016 een boost gekregen. Opvallend is de toename van het aantal medewerkers (+3,8%) en de omzet (+3,2%). De sector Detailhandel Food is met de meeste medewerkers en een omzet van maar liefst meer dan 14.1 miljard euro het meest opvallend. Dit is gerealiseerd met mind...

Food Awards
Beste hamburgermaker van Nederland wil prijzen winnen met kipburger

Tijdens National Hamburger Day op zondag 28 mei 2017 viert de Familie Ter Marsch haar hamburgersuccessen van de afgelopen jaren. Tevens blikt zij vooruit met een voorproefje op de World Food Championships in Alabama, Amerika, bij Café Ter Marsch. Op zondag 28 mei serveren zij voor bij de b...

Bezorgen
Eten bestellen via Facebook, een zegen voor restaurants?

In de Verenigde Staten test Facebook het bestellen van eten via het social media kanaal. Restaurants klagen al langer over de hoge kosten bij Thuisbezorgd, dus dit zou een 'game changer' kunnen zijn binnen de bezorgmarkt. Facebook rolt meer functionaliteiten uit, zoals het plaatsen van va...

Video
Video: waarom bezoekers de Europa League finale niet in de horeca bekijken

Irritante gasten, betweters, pseudo-kenners, negatievelingen en een barman die liever voetbal kijkt dan biertjes tapt... Voetbal kijken is leuk, maar soms kun je je ergeren aan de kleinste dingen wanneer de gemoederen hoog oplopen. In deze video zie je waarom bepaalde mensen de finale van de Euro...

Meer nieuws

Nieuwsbrief

Ontvang tweewekelijks onze nieuwsbrief!

Lees Nu
Nieuwsbrief ontvangen

Copyright 2017 - Uitgeverij PS

Uitgave door: